Tus porteros fichan, tú lo ves todo junto
El personal de las comunidades también tiene que fichar. Porteros, conserjes y limpieza lo hacen con el móvil o en una tablet en la portería, y tú lo revisas todo desde tu panel.
La comunidad es la empresa, y tiene que registrar la jornada
Desde mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019), toda empresa con trabajadores por cuenta ajena debe registrar cada día la entrada y la salida de cada uno. Una comunidad de propietarios que contrata a un portero es su empleadora.
- Todo el personal de la comunidadPorteros, conserjes, limpieza, jardinería, socorristas de temporada, mantenimiento. A jornada completa o parcial.
- Guardado cuatro añosA disposición del trabajador, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
- El portero suele trabajar soloSin un registro fiable, nadie puede demostrar cuándo empezó y cuándo acabó, ni él ni la comunidad.
Qué cuesta no llevarlo
No llevar el registro de jornada es una infracción grave (art. 7.5 de la LISOS). La multa recae sobre la comunidad, que es la empleadora.
| Infracción | Multa (art. 40 LISOS) |
|---|---|
| Leve | 70 € – 750 € |
| Grave (registro de jornada) | 751 € – 7.500 € |
| Muy grave | 7.501 € – 225.018 € |
Información orientativa, no sustituye el asesoramiento laboral.
Dos formas de fichar, elige la que encaje con cada finca
Se configura por comunidad en Ajustes → Métodos de fichaje.
Con su móvil
El portero pulsa ENTRADA al llegar y SALIDA al irse. Si hace jornada partida, ficha también la salida y la vuelta del mediodía. Le invitas por email y él crea su contraseña.
Si activas la ubicación, cada fichaje guarda dónde se hizo (solo en ese momento). Informa antes al trabajador (art. 90 de la LOPDGDD).
En una tablet en la portería
Modo kiosco: teclea su PIN de 4 dígitos o acerca una tarjeta NFC. Si desactivas «Permitir fichar desde la app», solo podrá fichar en la tablet, es decir, en el edificio.
Basta una tablet Android sencilla (unos 80 €) con conexión; las tarjetas NFC cuestan en torno a 1 €. Sirve también para el personal de limpieza que pasa por la finca.
Jornada partida, sin líosElige la plantilla «Jornada partida clásica» o crea la del convenio de fincas urbanas de tu provincia. FichaOK suma los tramos del día y marca las horas extra frente a la jornada de contrato.
Si llevas varias comunidades
Regístrate como asesoría y tendrás el panel multiempresa: cada comunidad es una empresa con su CIF, y tú las ves todas juntas.
Crea tu cuenta de despacho
Al registrarte marca «Soy asesoría / gestoría laboral».
Añade cada comunidad
En Añadir empresa, créala con su nombre y CIF, o vincula una que ya use FichaOK con su CIF y el código que genera en sus Ajustes.
Da de alta al personal
Entra en la comunidad y crea a su portero o conserje con su jornada. Se le genera su PIN y, si tiene email, le llega la invitación a la app.
Revisa e informa
Mira las alertas del día, aprueba incidencias y saca los informes del mes de todas las comunidades.
Alertas en el panel
Qué comunidades tienen hoy empleados sin fichar y qué incidencias hay pendientes. Se consultan en el panel; no llegan como notificación al móvil.
Informes del mes de golpe
Eliges el mes y generas un informe de fichajes por comunidad. Los compartes uno a uno o los descargas todos en un ZIP para las nóminas.
Una factura para todo
Pagas la suscripción de tus comunidades y tienes las facturas en Facturación. El tramo de precio se calcula sumando los empleados de todas.
Un despacho con 40 comunidades
Supón 25 comunidades con portero, 10 con conserje a media jornada y 5 con una persona de limpieza: 55 empleados en total.
Como el tramo se calcula con la suma de todas, los 55 entran en el tramo de 50 o más: 1 € por empleado y mes. Son 55 € al mes más IVA, poco más de 1 € por comunidad. Con pago anual, un 10 % menos.
Ejemplo ilustrativo. Precios sin IVA. Tramos completos en la página de precios.
| Empleados sumando todas tus comunidades | Precio por empleado y mes |
|---|---|
| 1 – 10 | 2,00 € |
| 11 – 30 | 1,50 € (−25 %) |
| 31 – 49 | 1,25 € (−38 %) |
| 50 o más | 1,00 € (−50 %) |
Preguntas frecuentes
¿Los porteros están obligados a fichar?
Sí. Porteros, conserjes y cualquier persona contratada por una comunidad de propietarios son trabajadores por cuenta ajena, y el registro de jornada del art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores se aplica a todos, sea cual sea el tamaño de la comunidad.
¿Quién responde: la comunidad o el administrador?
La empleadora es la comunidad de propietarios, aunque el administrador gestione la relación laboral. Con FichaOK cada comunidad tiene su propio registro con su CIF, y tú lo gestionas desde tu panel.
¿Cómo sé que el portero ficha en el edificio?
Si quieres asegurarlo, pon una tablet en modo kiosco en la portería y desactiva «Permitir fichar desde la app»: solo podrá fichar allí. Si ficha con el móvil, puedes activar la ubicación, que se guarda al fichar; FichaOK no comprueba por sí mismo que esté dentro del edificio.
¿Y si una comunidad ya usa FichaOK por su cuenta?
Pídele que genere un código en Ajustes → «Vincular con mi asesoría» y te lo pase junto con su CIF. Tú lo introduces en Añadir empresa → Vincular empresa. A partir de ahí la ves en tu panel y la suscripción la pagas tú.
¿Qué le entrego a un inspector?
Desde la comunidad, en Exportar inspección, sacas un PDF por empleado y periodo con entradas, salidas, horas y correcciones con su motivo. Son los datos que exige el art. 34.9.
¿Qué pasa si una comunidad deja de pagar?
Pasa a modo solo lectura: los registros no se pierden y se pueden consultar y exportar, pero no se ficha ni se añaden empleados hasta que se reactive la suscripción.
Todas tus comunidades al día con el registro
Prueba FichaOK un mes gratis, sin tarjeta. Después, desde 1 €/empleado/mes, con el tramo calculado sobre todas tus comunidades. Ver precios.