1. Jornadas complejas
Bloques horarios
Una jornada tiene uno o varios bloques de entrada y salida. Para una jornada partida, añade dos (por ejemplo 09:00–14:00 y 16:00–19:00); las horas diarias son la suma. En un bloque normal la salida tiene que ser posterior a la entrada: si intentas guardar 09:00–09:00, la app te avisa en lugar de contar 24 horas.
Turno nocturno
Para un turno que empieza un día y acaba al siguiente (22:00–06:00), activa Turno nocturno. Así la app entiende que la salida es del día siguiente y cuenta 8 horas. La sesión se atribuye al día en que empezó.
Jornada reducida
Un horario distinto para algunos días de la semana, como el viernes intensivo de 08:00 a 14:00. Activa Jornada reducida, elige los días y define sus bloques.
Resta automática de pausa
Una pausa fija (por ejemplo, 30 minutos de comida) que se descuenta cada día en que aplica, sin que el trabajador tenga que fichar la pausa. Indica los minutos, el motivo y los días.
Ejemplos
| Caso | Cómo configurarlo |
|---|---|
| Camarero de turno partido, con cena | Dos bloques 12:00–16:00 y 20:00–24:00, sin pausa automática. |
| Oficina con 1 h para comer sin fichar | Un bloque 09:00–18:00 y resta automática de 60 min de lunes a viernes. |
| Vigilante de noche | Bloque 22:00–06:00 con Turno nocturno. |
| Jornada de verano | Crea una jornada intensiva y asígnala a los empleados de junio a septiembre; al acabar, vuelve a la de siempre. |
| Media jornada de tarde | Un bloque 16:00–20:00; en la ficha del empleado, 20 horas semanales. |
2. Kiosco y app a la vez
Puedes tener a unos empleados fichando en la tablet y a otros desde el móvil: quien tiene cuenta en la app puede usar las dos cosas, y quien no la tiene ficha solo con su PIN o su tarjeta.
- Si quieres que toda la empresa fiche solo en el kiosco (control presencial en la entrada), desactiva Ajustes → Permitir fichar desde la app. En el móvil verán «SOLO KIOSCO». El kiosco sigue funcionando.
- Cada tablet se activa con el código de empresa y el PIN del kiosco de 6 dígitos que se generan en el icono Modo Kiosco del panel. Puedes usar las mismas credenciales en varias tablets.
- Si regeneras las credenciales, el PIN anterior deja de valer: tendrás que volver a entrar en todas las tablets.
- Cada empleado tiene un PIN de 4 dígitos único en la empresa: dos personas nunca comparten PIN, así que un fichaje no se puede atribuir a otro.
- Una misma tarjeta NFC leída dos veces seguidas se ignora durante un minuto, para evitar fichajes dobles al pasarla sin querer.
3. Fichaje sin conexión
En la app de Android, si no hay cobertura, el fichaje se guarda en una cola del móvil con su hora real, la del toque. Cuando vuelve la conexión se envía con esa misma hora.
- Se sincroniza al recuperar la conexión y al abrir la app con conexión.
- Un reintento nunca crea un fichaje duplicado.
- Si un fichaje no se puede enviar tras varios intentos, no se borra: queda marcado como «sin enviar» y el trabajador ve un aviso para reintentarlo o avisar a su responsable.
- La cola admite hasta 100 fichajes pendientes en el móvil.
Ejemplo: fichas la entrada a las 08:00 en un sótano sin cobertura y recuperas la señal a las 12:30. El fichaje queda registrado a las 08:00.
4. Cómo decide si es entrada o salida
Tanto la app como el kiosco miran el último fichaje de la persona: si fue una entrada de hace menos de 16 horas, lo siguiente es una salida; si no, una entrada. Así un turno de noche que pasa de medianoche se cierra bien, y si alguien olvida fichar la salida, al día siguiente vuelve a ver ENTRADA.
La jornada que quedó abierta cuenta 0 horas hasta que se corrige. El trabajador puede pedir la corrección desde su historial con Añadir salida (olvidé fichar), y el día aparece como incompleto en el calendario del responsable.
5. Correcciones y auditoría
El trabajador solicita
Desde su historial puede pedir que se corrija la entrada o la salida, añadir una salida olvidada o borrar una sesión duplicada, y desde la pantalla principal enviar los días sin fichaje que la app ha detectado. La app comprueba que la salida sea posterior a la entrada y que la fecha no sea futura.
El responsable resuelve
Al aprobar, FichaOK aplica el cambio según el tipo:
- Olvidé fichar: crea la entrada o la salida propuestas.
- Fichaje incorrecto: corrige la hora del fichaje.
- Solicitud de borrado: anula el fichaje (no lo elimina).
El responsable también puede corregir la hora o anular un fichaje directamente desde Fichajes del día, siempre con un motivo.
Aprobar está protegido contra el doble toque, y si una incidencia no tiene datos que aplicar, la app te avisa en lugar de aprobarla en vacío. Si dos personas resuelven la misma a la vez, solo cuenta la primera.
6. Vacaciones y ausencias
- Solo las vacaciones por días descuentan del saldo anual. Los permisos por horas y el resto de ausencias no.
- Los días se cuentan según la jornada de cada empleado, sin contar festivos.
- El saldo se prorratea en el año de alta y se reinicia cada año.
- Aprobar es una operación única: aunque dos responsables aprueben la misma solicitud a la vez, los días se descuentan una sola vez.
- Quien está de vacaciones o con un permiso aprobado no aparece como «sin fichar».
Consejo: añade los festivos del año en el calendario en enero. En un festivo nadie aparece como «sin fichar» y el día sale señalado en los informes.
7. Cómo se calculan las horas extra
Se comparan las horas trabajadas cada día (lo fichado menos la pausa automática) con las horas de contrato del empleado repartidas entre sus días laborables. Por eso cada empleado necesita sus horas semanales reales (no siempre 40) y su jornada.
- Un turno que cruza la medianoche se cuenta entero y se atribuye al día en que empezó, si la jornada tiene activado Turno nocturno.
- Los fichajes duplicados por un doble toque no descuadran el total: las entradas y salidas se emparejan en orden.
- Una sesión sin salida cuenta 0 horas hasta que se cierra.
Ejemplo: contrato de 20 horas a la semana de lunes a viernes, es decir, 4 horas al día. Un día trabaja 6 horas: 2 cuentan como extra, igual para el trabajador que para el responsable.
8. El informe de inspección
- Ve a Más → Exportar inspección.
- Elige el periodo (por defecto, el mes actual) y los empleados.
- Genera el informe en PDF o CSV.
Incluye, por empleado y día, las entradas y salidas con su hora y método, las horas trabajadas, el total del periodo y la marca de «modificado», además de la portada con los datos de la empresa y el anexo de auditoría.
- Incluye todos los fichajes del último día del periodo.
- Los fichajes anulados no suman en los totales; constan en la auditoría.
- Los empleados sin fichajes en el periodo no aparecen.
9. Buenas prácticas
- Una jornada para cada empleadoSin ella no hay «sin fichar», avisos de olvido ni horas extra correctas.
- Horas de contrato realesRevísalas en la ficha cada vez que cambies la jornada de alguien.
- Festivos a principio de añoEvitas avisos falsos y vacaciones mal contadas.
- Incidencias cada semanaCuanto antes se corrigen, más fiel es el registro.
- Un informe al mesDescárgalo y guárdalo con el resto de la documentación laboral.
- Kiosco para lo presencial, app para la movilidadY combínalos si tienes las dos cosas.
¿Dudas sobre la ley? Mira Cumplimiento normativo o pregunta a tu asesoría laboral.