1. Qué es la cuenta de asesoría
Es una cuenta pensada para despachos que llevan la parte laboral de varias empresas. Con ella:
- Ves todas tus empresas cliente en un único panel, con sus empleados y su coste.
- Entras en el panel de cualquiera de ellas y la gestionas como su propio responsable: empleados, jornadas, fichajes, incidencias, vacaciones e informes.
- Ves de un vistazo qué empresas tienen gente sin fichar o incidencias pendientes.
- Sacas el informe mensual de todas las empresas de una vez.
- Pagas una sola suscripción, y el precio por empleado se calcula sobre la suma de empleados de todas tus empresas.
2. Darse de alta
- Entra en app.fichaok.com/register (o pulsa Registrar empresa en la pantalla de entrada).
- Escribe tu nombre, email y contraseña (dos veces, mínimo 6 caracteres).
- Activa Soy asesoría / gestoría laboral.
- Pulsa Crear cuenta de asesoría. No hace falta dar de alta ninguna empresa todavía.
Tienes 30 días de prueba gratis. En el panel verás cuántos días te quedan.
3. El panel de asesoría
Es tu pantalla de inicio. Arriba verás tres cifras: Empresas, Empleados y Coste/mes estimado. Debajo, Tus empresas: pulsa una para entrar en su panel.
En la barra inferior tienes Dashboard, Empresas (con buscador por nombre o CIF), Alertas, Informes y Facturación. Arriba, los iconos de facturación, Sugerencias y fallos y cerrar sesión.
4. Añadir empresas
Pulsa Añadir empresa. Tienes dos pestañas:
Crear nueva
Para un cliente que todavía no usa FichaOK. Escribe el nombre de la empresa y, si quieres, el sector, el NIF/CIF y el email, y pulsa Crear empresa. Queda vinculada a tu asesoría y ya puedes entrar a dar de alta a su plantilla.
Vincular existente
Para un cliente que ya tiene su cuenta en FichaOK. Por seguridad, la empresa tiene que darte su permiso:
- El responsable de la empresa pone su CIF en Ajustes → Datos de la empresa, si no lo tiene.
- Pulsa Ajustes → Vincular con mi asesoría y te pasa el código de 8 caracteres que aparece. Vale 7 días y solo sirve una vez.
- Tú escribes el NIF/CIF y el código de vinculación y pulsas Vincular empresa.
Para añadir o vincular empresas tu suscripción tiene que estar activa (o en prueba).
5. Gestionar una empresa
- Pulsa la empresa en el panel (o en una alerta suya).
- Se abre su panel de control, con el aviso «Gestionando: nombre de la empresa» arriba. Todo funciona exactamente igual que para su responsable: sigue el manual del responsable.
- Para volver a tus empresas, pulsa Volver en ese aviso.
El responsable de la empresa conserva su propia cuenta y ve los mismos datos que tú.
Para dejar de llevar una empresa, en Empresas abre su menú ⋮ y pulsa Desvincular. La empresa sigue existiendo con todos sus datos; simplemente deja de aparecer en tu panel y de contar en tu factura.
6. Alertas
En Alertas ves lo que necesita atención en todas tus empresas, agrupado por empresa:
- Empleados sin fichar hoy: de lunes a viernes a partir de las 10:00, sin contar festivos ni ausencias aprobadas.
- Incidencias pendientes, con el detalle por tipo (por ejemplo, «2× Olvidó fichar»).
Filtra por tipo o por empresa, y pulsa una alerta para entrar en esa empresa. Son avisos dentro del panel, no notificaciones al móvil.
7. Informes de todas las empresas
- Ve a Informes.
- Elige el mes y el año.
- Pulsa Generar informes.
Se genera un PDF por empresa con el registro de jornada del mes, en el mismo formato que el informe de inspección (portada, tabla por empleado, registros modificados y auditoría). Las empresas sin fichajes ese mes se saltan.
Puedes previsualizar, compartir o guardar cada uno, o descargarlos todos juntos con Exportar ZIP. Para un periodo distinto de un mes o en CSV, entra en la empresa y usa su Exportar inspección o Exportar datos.
8. Facturación y precios
Pagas por el total de empleados activos de todas tus empresas juntas. El tramo se aplica a todos ellos:
| Empleados en total | Precio por empleado y mes | Descuento |
|---|---|---|
| 1 – 10 | 2,00 € | — |
| 11 – 30 | 1,50 € | −25 % |
| 31 – 49 | 1,25 € | −38 % |
| 50 o más | 1,00 € | −50 % |
Primer mes gratis, 10 % de descuento con el pago anual, precios sin IVA y sin permanencia.
Ejemplo: llevas 30 empresas con 6 empleados cada una. Son 180 empleados, tramo de 50 o más: 180 × 1 € = 180 € al mes más IVA, en una sola suscripción. Por separado, cada empresa pagaría 12 €.
En la pantalla de Facturación
- Tu plan actual: tramo, total de empleados, precio por empleado y coste mensual estimado, y cuántos empleados te faltan para el siguiente tramo.
- Gestión de pago: Activar suscripción (página de pago de Stripe), Gestionar pagos en Stripe (tarjeta, datos de facturación) y Cancelar suscripción, que sigue activa hasta el final del periodo pagado.
- Historial de facturas: se generan solas el día 1 de cada mes con el mes anterior. Cada una muestra el total de empleados, la base, el descuento, el IVA y el desglose por empresa. Te avisamos con una notificación en la app de Android cuando hay una nueva.
9. Preguntas frecuentes
¿Puedo llevar empresas de tamaños muy distintos?
Sí. El tramo se calcula sobre la suma de empleados activos, así que las empresas pequeñas se benefician del volumen de las grandes.
¿Qué pasa si un cliente deja de serlo?
Desvincúlalo desde Empresas. Deja de contar en tu total y en la siguiente factura. Sus datos siguen en su empresa; si quiere seguir usando FichaOK, contrata la suscripción por su cuenta.
¿El responsable de la empresa puede seguir entrando?
Sí. Su cuenta y la tuya conviven y ven los mismos datos. Él también puede desvincularse de tu asesoría desde sus Ajustes; entonces la suscripción pasa a su cargo.
¿Los informes valen para una inspección?
Incluyen los datos que exige el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: entrada y salida diaria de cada trabajador, horas y el rastro de cada corrección. Consulta Cumplimiento normativo.
¿Puedo dar acceso a alguien más de mi despacho?
Hoy cada cuenta de asesoría es de una persona. Si necesitas más accesos, escríbenos y lo vemos.
¿Otra duda? Escríbenos desde Sugerencias y fallos en tu panel o a cronoprice@gmail.com.